Как оформить приказ по отпуску и ознакомить сотрудника
Назначение и область применения
Заголовок раздела «Назначение и область применения»Процедура описывает, как подписать приказ по отпуску в системе, организовать ознакомление сотрудника и зафиксировать предоставление оригиналов подтверждающих документов (если требуются по виду заявления).
Участники процесса
Заголовок раздела «Участники процесса»- Уполномоченный подписант — подписывает приказ УКЭП.
- Сотрудник — знакомится с приказом в ЛК, при необходимости предоставляет подтверждающие документы.
- СОП — обрабатывает отказы от ознакомления, контролирует получение оригиналов документов.
Краткая схема процесса
Заголовок раздела «Краткая схема процесса»- Подписание приказа уполномоченным подписантом во «Входящих».
- Автоматический запуск этапа ознакомления сотрудника в ЛК.
- Действие сотрудника: «Подписать» либо «Отказаться» (с указанием причины).
- Обработка отказов СОП в «Замещении»: «Создать акт» или «Отправить повторно».
- При необходимости — предоставление сотрудником документа‑подтверждения и контроль получения оригинала СОП.
Пошаговая инструкция
Заголовок раздела «Пошаговая инструкция»1. Подписание приказа
Заголовок раздела «1. Подписание приказа»- Откройте во «Входящих» задание на подписание приказа.
- Проверьте корректность данных (вид отпуска, даты, ФИО).
- Если все верно — нажмите «Подписать» (подписание выполняется УКЭП уполномоченного подписанта).
- Если есть замечания — нажмите «На доработку» и укажите их в тексте задания.
- После подписания автоматически запускается этап ознакомления сотрудника.
2. Ознакомление сотрудника
Заголовок раздела «2. Ознакомление сотрудника»- Сотрудник в ЛК: «Главная» → «Требует действий» открывает задание на ознакомление с приказом.
- Выбирает действие:
- «Подписать» — подтверждает ознакомление.
- «Отказаться» — указывает причину отказа.
3. Обработка отказов
Заголовок раздела «3. Обработка отказов»- СОП открывает в «Замещении» задание по обработке отказов.
- По каждому сотруднику выбирает:
- «Отправить повторно» — если требуется повторное уведомление.
- «Создать акт» — формируется бумажный акт об отказе от ознакомления.
- При выборе «Создать акт» сотрудника знакомят с актом под подпись вне системы. Задание завершается после фиксации действия.
4. Документ‑подтверждение (если требуется)
Заголовок раздела «4. Документ‑подтверждение (если требуется)»- Сотрудник в ЛК открывает задание «на предоставление документа‑подтверждения», передает оригинал СОП и нажимает «Выполнить».
- СОП в «Замещении» получает задание на контроль получения, принимает оригинал (при необходимости связывается с сотрудником) и нажимает «Выполнить».
- Система фиксирует факт предоставления и приема оригинала.
Матрица действий и результатов
Заголовок раздела «Матрица действий и результатов»| Этап | Роль | Где в системе | Действие | Кнопка/статус | Результат |
|---|---|---|---|---|---|
| Подписание приказа | Уполномоченный подписант | Входящие | Проверить; при согласии подписать; при замечаниях вернуть | Подписать / На доработку | Приказ подписан УКЭП / Возврат на корректировку |
| Ознакомление с приказом | Сотрудник | ЛК → Главная → Требует действий | Просмотреть; выбрать действие | Подписать / Отказаться (с причиной) | Фиксация ознакомления / Формирование отказа |
| Обработка отказа | СОП | Замещение | Выбрать способ обработки отказа | Создать акт / Отправить повторно | Бумажный акт/повторная отправка на ознакомление |
| Предоставление документа‑подтверждения | Сотрудник | ЛК (задание на предоставление документа‑подтверждения) | Передать оригинал СОП; отметить выполнение | Выполнить | Фиксация передачи оригинала |
| Контроль получения оригинала | СОП | Замещение (контроль получения) | Принять оригинал; при необходимости связаться; завершить | Выполнить | Фиксация приема оригинала |
Вопросы и ответы
Заголовок раздела «Вопросы и ответы»Как оформить и подписать приказ по отпуску?
Заголовок раздела «Как оформить и подписать приказ по отпуску?»В системе откройте во «Входящих» задание на подписание приказа. Если замечаний нет, выберите «Подписать» — документ подписывается УКЭП уполномоченного подписанта. Если есть замечания, выберите «На доработку» и укажите их в тексте задания — процесс вернётся на корректировку. После подписания запускается этап ознакомления сотрудника.
Как обеспечить ознакомление сотрудника с приказом в ЛК и что делать при отказе?
Заголовок раздела «Как обеспечить ознакомление сотрудника с приказом в ЛК и что делать при отказе?»Сотрудник получает в ЛК («Главная» → «Требует действий») задание на ознакомление. Он выбирает «Подписать» (если согласен) или «Отказаться» с указанием причины. СОП в «Замещении» обрабатывает отказы: по каждому сотруднику выбирает «Создать акт» или «Отправить повторно» и завершает задание. При выборе «Создать акт» формируется бумажный акт об отказе, с которым сотрудника знакомят под подпись вне системы.
Как предоставить и проконтролировать документ‑подтверждение по отпуску?
Заголовок раздела «Как предоставить и проконтролировать документ‑подтверждение по отпуску?»Если по виду заявления требуется подтверждающий документ, сотрудник в ЛК открывает задание «на предоставление документа‑подтверждения», передаёт оригинал СОП и нажимает «Выполнить». Затем СОП получает в «Замещении» задание на контроль получения, принимает оригинал (при необходимости связывается с сотрудником) и завершает задание кнопкой «Выполнить». Таким образом фиксируется предоставление и приём оригинала в системе.